kintone
[特集] kintoneで業務が変わる

Part1 2014年 クラウドのビジネス利用はここからが本番
Part2 kintone 試用版を使ってみる
Part3 「案件管理」アプリをプチカスタマイズする
Part4 Excelファイルをkintoneに移行する

「案件管理」アプリについて

明細表示画面 前回は、気軽で便利なビジネス向けクラウドサービス「サイボウズ kintone」の試用版の申し込みからログインまでの手順をご説明しました。今回は試用版で「案件管理」アプリを触ってみましょう。
「案件管理」アプリはkintoneのアカウントを作成した時点で、デモとして使えるようになっているアプリの一つです。名前は「案件管理」ですが、社内のパソコンや各担当者のスマホを使ってデータ共有するための顧客管理システムとしても使用でき、そういった用途なら大半の企業にマッチするはずです。

kintoneの基本操作は全てのアプリで共通ですので、一つの操作をマスターすれば他のアプリもすぐに使えます。画面上のボタン類は、データの新規作成なら「+」アイコン、削除ならゴミ箱のアイコン・・・と感覚的にわかりやすく表現されており、使用頻度が低いものは「その他の操作」などにまとめられているので、目的の操作を行うためのボタン等を探しやすく迷うことはありません。
アプリそのものの操作方法については、kintoneのチュートリアルやマニュアルの方がわかりやすいのでそれに任せることにして、ここでは案件管理の外観や項目を変更して、自社の業務に合わせたもっと便利なものにする方法を解説します。

今回やること

初期状態で用意されている案件管理アプリは既にデータが登録されている為、データ構造を変更すると既存データとの間で矛盾が生じます。また、デモアプリはそのまま残しておいた方が後々の参考になりますので、今回は既存の案件管理アプリとは別に、もう一つ案件管理アプリを作成します。
但し、同じ名前で同じアイコンのアプリが2つできてしまうと、どちらが既存のものでどちらが新規作成したものかがわかりにくくなりますので、先に既存のもののアイコンと画面の外観を変更しておき、その上で新しく案件管理アプリを作成してみましょう。
※ 以下の画像は全てクリックすると拡大表示します。

1.既存アプリの外観の変更

ポータル
まずは案件管理を開いてみましょう。
ログイン後に表示されるポータル画面の右下に「すべてのアプリ」としてアイコンが並んでいます。追加作成したアプリは全てここに表示されます。ここで「案件管理」のアイコンをクリックして下さい。

案件管理画面
画面左上に「案件管理」というアプリ名と青いバインダーのアイコンが表示されています。そして、画面自体のデザイン(テーマ)も青いバインダー風のものになっています。
アプリの設定を変更するには、ここで画面右上の歯車のアイコンをクリックして「このアプリの設定」を選択します。

アプリ設定画面
「アプリの設定」画面に切り替わりました。
アプリの外観を変更するには、ここで「一般設定」をクリックします。

一般設定画面
この画面には、「アイコン」、「デザインテーマ」、「アプリグループ」、「アプリの説明」の4つの設定項目があります。
ここでは、「アイコン」と「デザインテーマ」からそれぞれ好きなものを選択し、画面左上の「保存」ボタンをクリックしましょう。
サンプルでは黄色い背景にスマホのアイコンと、「エンピツ」テーマを選びました。
「アプリの設定」画面に戻ったら、右上の「設定完了」ボタンをクリックして変更内容を確定します。

変更後画面
変更を確定すると、自動で案件管理の画面に切り替わります。
画面デザインとアイコンが替わったのがわかります。

2.新しいアプリの追加

ホータル画面

ポータル画面右下の「全てのアプリ」のところで「作成」ボタンをクリックします。
ポータルが表示されていない場合は、画面左端にある帯の一番上の家アイコンをクリックして下さい。

アプリストア

「kintoneアプリストア」ウィンドウが表示されますので、右上の「アプリストアから選ぶ」をクリックします。

アプリ選択画面

「お勧めアプリ」の中にある「案件管理」の「このアプリを追加」をクリックすると「このアプリを追加しますか?」というメッセージが表示されますので、「追加」ボタンをクリックして下さい。
少し待つとポータルに移動し、「全てのアプリ」の中に新しく案件管理の青いアイコンが追加されているのがわかります。

3.新しいアプリの項目変更

案件管理は営業活動における見込獲得から受注までのプロセスを管理するアプリで、主に反復性の無い取引を前提としていますすが、案件情報の部分を業種・業態に合わせて変更することで、本来の目的とは別の使い方もできますし、案件情報を使わず、顧客情報・活動履歴・メモの3つだけを使用しても十分に役立ちます。
ここでは、会計事務所様での利用を想定して、案件情報の部分を契約情報に変更してみます。
他の業種の方も一度同じようにやってみて下さい。

アプリ設定画面
まず、外観の変更の時と同じ手順で「アプリの設定」画面を表示させます。画面が表示されたら「フォームの編集」ボタンをクリックします。

フォーム
「フォーム」画面が表示されます。
左図の赤枠部分が案件情報です。
ここを契約情報に変更します。

1) 見出しを変更する

タイトルの変更

「案件情報」の文字の上にマウスポインタを合わせると、歯車のアイコンが表示されますので、それをクリックしてサブメニューから「設定」を選択します。

タイトルの変更2

文字編集用のウィンドウが表示されますので、「契約情報」に書き換えて下さい。

2) 項目名を変更する

「案件担当者」は自社の担当社員を入力する項目です。この項目はkintoneに登録されているユーザーの一覧から選択入力します。内容はこのままで問題無いので、タイトルのみ「担当職員」に変更します。
テキストの編集

先程の見出しの変更と同じ手順で、「案件担当者」の設定ウィンドウを開きます。

テキストの編集2

フィールド名を「担当職員」に変更して「保存」ボタンをクリックします。
そして、同じ手順で「見込み時期」を「契約日」に変更して下さい。

3) 選択項目の選択肢を変更する

選択項目の入力には幾つかの方法があります。
「確度」はラジオボタンによる方法、「製品名」はプルダウンによる方法が用いられていますが、選択肢が少ない場合はラジオボタン、少し多い場合はプルダウンが便利です。
いずれの場合も、設定ウィンドウで選択肢を指定する点がこれまでとの違いです。
まず、「確度」を「組織区分」として使えるようにしてみましょう。

選択肢の編集

これまでの手順と同じように「確度」の設定ウィンドウを表示させた上で、フィールド名を「組織区分」に変更します。
「次に項目と順番」で「A」を「法人」、「B」を「個人」に変更し、「C」の右端の「X」ボタンで3番目の項目を削除して「保存」ボタンをクリックします。

そして、今度は「製品名」を「決算月」として利用できるように変更してみましょう。
選択肢の編集1

フィールド名を「決算月」に変更したら、項目を12個用意します。
「項目と順番」の緑色の「+」ボタンのうち一番下にあるものをクリックすると、末尾に新しい項目が追加されますので、12個になるまで追加して下さい。
そして、各項目に「1月」~「12月」を入力して「保存」ボタンをクリックします。

4) 数値項目の設定

数値項目は他の項目の計算式に使用される場合がある点に注意が必要です。
ここでは、計算式に利用される数値項目を変更します。

数値項目の設定

「単価」の設定ウィンドウを表示させてフィールド名を「顧問料」に変更した上で、「フィールドコード」も「単価」から「顧問料」に変更します。フィールドコードの変更は、「単価」という文字の右にあるエンピツのアイコンをクリックして変更し「保存」ボタンをクリックします。
「フィールドコード」は計算に使用する参照名で、安易に変更すべきものではありませんが、今回の場合は特に問題は無いので変更します。
そして、同じ手順で「ユーザー数」のフィールド名とフィールドコードを「決算料」に変更します。

5) 計算項目の設定

今度は前の項目を利用して計算結果を表示する項目を変更してみましょう。
先に述べたように、算式ではフィールド名ではなくフィールドコードを使います。
表示名と参照名(計算用)で2つの名前がある点は一見面倒に見えますが、このしくみがあることで、後に表示名を変更しても計算式が崩れることなく維持されます。

計算式の変更

まず、フィールド名を「小計」から「年間合計」に変更し、計算式を入力して「保存」ボタンをクリックします。
今回は、顧問料12ヶ月分に決算料を加算した報酬額の年間合計を求める算式を入力しますが、掛け算の演算子は「*」(アスタリスク)を使用します。

6) 項目の追加

このアプリには住所と郵便番号が無いので、それらの項目を追加してみましょう。
項目の追加

画面左半分は一般に「コントロール」と呼ばれる画面の構成部品で、郵便番号も住所も単純な文字列なので「文字列(1行)」を使います。このコントロールの上でマウス左ボタンを押し、そのまま移動して配置でマウスボタンを離します。この手順で同じコントロールを2つ配置し、それぞれのフィールド名を「郵便番号」と「住所」に変更して下さい。計算に使用しない文字項目のフィールドコードは変更する必要がないので、自動生成された名前のままにしておきます。

コントロール幅調整

コントロールの幅を調整するには、そのコントロールの右端にマウスポインタを合わせ、縦に点線が表示されたらマウス左ボタンを押したまま移動して、適当な位置でボタンを離します。

以上で一通りの変更が完了しました。
画面左上の「保存」ボタンをクリックし、次に表示される「アプリ設定」画面で「設定完了」ボタンをクリックして、変更を反映させます。

完成

こんな入力画面になりました。
画像をクリックで拡大してみて下さい。

7) 不要なグラフの削除

今回で行った変更は、既存のグラフや集計に影響しますのでそれらは使えなくなりますが、利用目的が異なるので既存グラフは意味の無いものになります。不要になったグラフを削除する場合は、次の手順で操作を行って下さい。

アプリ設定画面

「アプリの設定」画面にある「その他の設定」で「グラフの設定/削除」からグラフ名を選びます。

グラフ編集画面

画面右上の「削除」ボタンをクリックすると、そこに「削除する」と「キャンセル」の2つのボタンが現れますので、「削除する」をクリックして下さい。
以上を繰り返して不要なグラフを一通り削除します。
新しくグラフを作成する場合は、「アプリ設定」画面で「グラフの追加」をクリックし、グラフ名と集計の方法を設定して保存します。

最後に

今回はkintoneアプリストアのアプリをベースに外観と項目をカスタマイズする方法を解説しました。kintoneにはこの他にも最初からアプリを構築することや、ExcelやCSVファイルを読み込んでアプリを作成する手段も用意されています。
今回の例では幾つかのコントロールの設定方法をご説明しましたが、他にも様々な入力に対応したコントロールが沢山ありますので、色々と試してみて下さい。少し慣れてくると、アプリストアのアプリを使わず最初からアプリを構築できるようになります。
次回は、Excelファイルを読み込んでアプリを作成する手順についてご説明します。

kintoneの運用をサポート致します

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