kintone
[特集] kintoneで業務が変わる

Part1 2014年 クラウドのビジネス利用はここからが本番
Part2 kintone 試用版を使ってみる
Part3 「案件管理」アプリをプチカスタマイズする
Part4 Excelファイルをkintoneに移行する

クラウドのビジネス利用が加速する背景

2014年4月1日施行の消費税率改正やWindowsXPのサポート終了によるパソコン買い換え需要への対応の関係で、IT関連業者は前年後半から慌ただしい状況が続いていました。
それが一段落した今、パソコンやソフトウェアの需要は激減し、業界にとってそれらに代わる主力商材が求められる中でクラウドサービスが注目されるようになり、今年2014年は、これまで業界で注目されていたサービスの実用版リリースや、本格的なプロモーション活動の開始が目立つ年となっています。
このような背景自体はあくまでもサービスを提供する側の視点ですが、そうした流れの中で、ビジネスをクラウド環境で動作させるための様々なプラットフォームやサービスの品質面や価格面における競争が加速したことは、ユーザーにとって決して無関係なことではなく、より優れたサービスを低料金で利用できる時代の幕開けとなったのです。
今回は、業務で本格的に使えるクラウドサービスが気軽な価格体系で提供されている例の一つとして、サイボウズ社のkintone(キントーン)をご紹介します。

kintoneで何ができるか

kintoneは今から数年前に提供開始され、今年から本格的なプロモーション活動が行われているクラウドサービスで、その名は西遊記に登場する「金斗雲」に由来しています。
kintoneは特定の用途で使用するものではなく、Excelのように様々なデータを管理する「器」であり、蓄積したデータを加工し分析するツールです。その意味で、Microsoft Office製品と比較すると、kintoneはExcelよりもっと簡単に使えてAccessのように高機能という印象があり、それに加えてチーム利用を目的としているkintoneは、チームで利用した時に活きる様々な特徴を持っており、そのメリットは数人のチームでも実感できるはずです。
※以下、画像は全てクリックすると拡大します。

kintone アプリ選択左の図はkintoneの「アプリストア」画面です。
ここには有償・無償のアプリが豊富に揃っており、その数はどんどん増えていますが、どのアプリも実用的なレベルの仕上がりで、契約コースにより200~1000個のアプリを利用できますので、特定の用途だけではなく一つの契約で色々な使い方ができます。
(現時点はストアに登録されているアプリの大半は無償です。)
また、ストアのアプリの項目を追加・変更することも簡単にでき、Excelファイルからアプリを生成することもできます。

案件管理の例

一覧画面

案件管理画面「案件管理」は最初にkintonにログインした際に初期状態で組み込まれているアプリの一つで、顧客情報や案件情報と活動履歴を管理する機能を持っています。
左の図は顧客一覧画面で、ここから各顧客の明細情報や集計、グラフなど様々な機能を呼び出すことができます。勿論、抽出・ソート(並び替え)も可能で、それぞれの条件は複数条件の使用や、条件の保存・呼び出しなど、細かい部分まで配慮された操作性は使っていて嬉しくなります。

詳細画面

明細表示画面一覧画面の左端のアイコンをクリックすると、その行の明細画面が表示されます。詳細画面では1件の顧客に関する情報が見やすく整えられたレイアウトとなっており、画面右側にはその顧客に関する社員のコメントが表示されます。このコメントは、複数の社員の投稿を時系列的に管理する掲示板のような機能で、顧客への対応履歴や社内での指示・伺いなどの情報を記録に残し、経緯の参照や引き継ぎ等を容易にします。また、各顧客データにファイル添付する機能もあり、資料の整理にも役立ちます。

グラフ・集計

グラフ画面kintoneには収集したデータを集計やグラフ表示により分析する機能があり、案件管理ですぐに使えるものとしては、製品別売上グラフ、週別・製品別売上推移グラフ、月間 製品・確度別売上表(集計表)の3つが初期登録されています。グラフの種類は、折れ線グラフ、棒グラフ、円グラフなど9種類の中から自由に切り替え表示することができ、集計条件などの変更の自由度も高く使い勝手の良い仕様となっています。
グラフそのものの外観はExcelのものより綺麗で好印象です。

モバイルを使って外出先で利用

kintoneのモバイル版はApp StoreやGoogle Playから無料でダウンロードできます。
勿論データはクラウド上にあるので、パソコンとモバイルで同じデータを共有することになり、アクセス権限のある誰もがいつでも最新のデータを使用することができます。また、モバイルで使用する場合にはプッシュ通知機能により、新規データが登録されたことを音声とメッセージ表示でリアルタイムに把握できる点も見逃せません。
社外で持ち歩くモバイルの使用は、セキュリティ面で配慮すべき点が幾つもありますが、kintoneには細かくも大雑把にも柔軟に対応できるアクセス制限やアクセス権限の設定があり、SSLによる通信経路の暗号化や各種ログの記録・参照機能など、ビジネスでの使用に耐えうるだけの対策が用意されています。

モバイル画面1モバイル画面2モバイル画面3

その他の魅力

ゲストスペースで社外の人ともデータ共有

kintoneには「スペース」という概念がありますが、これはシステム上のユーザー管理単位として機能するもので、例えば「営業」というスペースを作成した場合、そのスペースに参加したユーザーだけが「案件管理」を使用できるようになります。「ゲストスペース」はこれと同種のものですが、顧客や協力会社など社外の人に対して、内容を限定して公開するもので、この機能をうまく利用することで、社外との連携もスムーズに行えるようになります。

Excelをkintoneアプリに変換

kintoneの最も興味深い点の一つとして、ExcelファイルやCSVファイルをアップロードすることで入力画面等が付いたアプリを生成し、データもそのまま登録してくれる機能があります。コメントやファイル添付などの機能は自動的に搭載され、すぐに利用できる形になります。この機能により、現在Excelを使用していて不便に感じている業務を簡単にkintoneに移行して、手間をかけずにどんどん業務の効率化を進めていくことができます。

外部システム等との連携

kintoneの契約プランにはライトコースとスタンダードコースがあり、上位プランであるスタンダードコースなら、現在使用している他のソフトやExcelファイルなどと連携することもできます。但し、市販ソフトは対応しているものとそうでないものがあり、独自に開発されたシステムと連携を行うにはプログラミングの知識が必要となりますので、通常は開発業者の協力が必要となります。

最後に

今回は、高機能化と利便性の向上が益々加速するクラウドサービスの一例として、kintoneの概要についてご説明しました。kintoneは気軽に使えるExcelの代用として見るならば、データの一元化や複数の利用者による共有、管理できるデータ量などの点でExcelに勝ります。また、本格的なシステムとして見るなら、スマホ対応で高度な機能を備えたアプリが豊富に用意されていて、また自分で簡単に構築することもできるという大きなメリットがあります。どちらを向いても利用者にとって都合の良いツールであり、ライトコースなら1ライセンス780円(申し込みは5ライセンス以上)という低料金です。是非一度30日間使用できる試用版を試してみて下さい。
次回はkintone試用版の申し込みから利用開始までの流れについて詳しく解説致します。

kintoneの運用をサポート致します

kintoneの各種設定や部分的な変更等、1件当たり5,000円から対応致します。
お困りの際には、画面右上の「お問い合わせ」メニューまたはお電話でお気軽にご相談下さい。
kintoneご利用のお申し込みや、オリジナルアプリ制作も対応させて頂きます。

Part1 2014年 クラウドのビジネス利用はここからが本番
Part2 kintone 試用版を使ってみる
Part3 「案件管理」アプリをプチカスタマイズする
Part4 Excelファイルをkintoneに移行する